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我是cclai999, 從高中開始就有記帳的習慣, 記帳可以了解自己錢花到哪去了, 若一時不小心花太多錢也能立刻知道, 提醒自己接下來的日子要省一點, 而達到節流的效果。 記得小時候一開始是使用紙本, 每月還要用計算機總結算, 後來學了Execel 之後便自己設計記帳表格, Execel自動化的計算, 省去了不少時間。

但我今天不是要介紹如何用Execel 記帳, 而是要介紹一套個人財務軟體: GnuCash。從簡單的個人財務資訊追踪,到比較複雜的中小企業會計帳務管理, 它都能夠支援。最棒的是它是GPL 開放源碼軟體,完全免費!


上圖片即顯示Gnucash的帳目圖表(它支援多種貨幣單位也可以追踪投資資訊)。

先簡單描述一下GnuCash可以提供的功能:

  1. 它可以跟踪您的個人財務狀況的最詳細的信息。Ex.使用GnuCash來記錄你的收入及日常支出。
  2. 另外,您可以記錄信用卡消費記錄,讓你了解的錢是花到哪裡去了。
  3. 若你開始投資,您也可以使用GnuCash來幫助你監測你的投資組合。從簡單的存款帳戶管理,到以公開上市交易的股票, GnuCash都能協助跟踪所有投資。 A. 股票/共同基金投資組合:可以針對每個帳戶跟踪個別股票,或以群組(group)的方式顯示帳戶的投資組合資訊。
    B. 即時線上更新股票和共同基金行情:有了GnuCash,您不再需要每次手動查詢您的股票的現值。GnuCash可以設定自動化程序,隨時更新最新的股票現值。
  4. 當你購買車輛或房屋時, GnuCash可以幫助您計劃和跟踪投資償還貸款的款項。
  5. 如果您的有外幣投資, GnuCash還有支持多種貨幣的功能。 A. 支援多種貨幣和外匯交易:採用複式記錄(double-entry)的方式記錄帳戶之間的貨幣流動情形。
    B. 即時線上匯率更新:有了GnuCash,您不再需要手動查詢查詢匯率。GnuCash可以自動化地將你所有外幣的帳戶的資產,以最新的匯率轉換為換為您指定的貨幣價值。
雖然GnuCash非常適合個人財務資訊管理,但它的功能也強大到符合商業企業會計帳務。它支援許多企業會計功能,從綜合的應收帳款和應付帳款系統,到稅務報表。舉例:
  1. 應收賬款/應付: GnuCash有一個整合的應收賬款和應付賬款系統。適用於小型企業來追踪客戶,供應商,發票和付款。
  2. 折舊: GnuCash可以跟踪資本資產的折舊(depreciation of capital assets)。
  3. 報告: GnuCash提供多種預先設定可以使用的業務報告。
本來學Gnucash只是想用來追踪我自己的家庭收支情形。感謝Tivo168 表示, Po二篇文可以增加好友一個月,讓我有了動力為Gnucash 寫一系列的使用介紹,希望接下來的日子,能跟有興趣的網友教學相長。另外由於我個人没有會計的專業背景,在名詞翻譯及商業會計上還希望 finance168 能給予指導。

GnuCash使用介紹-(2) GnuCash帳戶概念介紹

 

(2) GnuCash帳戶概念介紹

1. 基本會計概念

Gnucash 中將所有財務的事情分成5個基本類型的帳戶”, 它們分別為

A. Assets(資產): 你自己擁有的東西(例如在你銀行帳戶的現金)

 B. Liabilities(負債): 你欠別人的東西(例如你的房貸)

C. Equity(淨值): 資產淨值(每個帳戶的起始淨值)

D. Income(收入): 增加你的帳戶價值的項目(例如你的薪水)

E. Expenses(費用): 減少你的帳戶價值的項目(例如你昨晚和家人共進晚餐的費用)

 

我們可以用以下會計恒等式來說明這五個帳戶間的關係

Assets - Liabilities = Equity + (Income - Expenses)

或者 產-負債=值+(收入-費用)

這方程式左右兩邊必須是永遠相等。所以當你記帳時必須同時輸入到不同的個帳戶。例如:如果您收到一筆收入,同時會在您的資產帳戶會有一筆等值記錄;另一個例子,你增加負債之後,同時在資產帳戶會有一筆等值記錄增加。 不過使用Gnucah並不需要真得輸入二筆相同的資料,當你輸入一筆資料之後,你可以在相關的二個帳戶都看到它的影響。

 下圖可以簡單說明這五個帳戶之間的關係

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2. GnuCash帳戶

接下來將將說明GnuCash定義的帳戶如何對應到以上5個基本會計類型。

GnuCash 之中,帳戶(account)是一個實體可包含其他子帳戶或是包含交易,因為一個帳戶可以包含其他帳戶,所以帳戶通常以樹狀結構展現(如下圖)

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GnuCash帳戶必須有獨一無二的名稱(你可以自己指定)和一個預先定義(redefined)GnuCash “帳戶類型”(account type) GnuCash.共有12個帳戶類型,它們各可對應到5個基本會計類型之一,而之所以再細分為12個是因為可以讓我們來進行處理實際生活中特定的財務交易資訊(transaction)。其中有6asset accounts ( Cash , Bank , Stock , Mutual Fund , Accounts Receivable , and Asset ), 3liability accounts ( Credit Card , Accounts Payable , and Liability , ), 1 equity account ( Equity ), 1 income account ( Income ), and 1 expense account ( Expense ). 以下為更詳細的說明。

 

A. Asset(資產帳戶)

為了幫助您組織您的資產帳戶,並簡化交易項目, GnuCash支持多種類型的資產帳戶:

   i). Cash(現金) : 使用此類帳戶來跟踪在手邊立刻可用的錢,例如在你的錢包,在你的存錢筒的錢。

   ii) Bank(銀行) : 這個帳戶是用來跟踪在金融機構的現金餘額,如銀行,郵局,信用社等的儲蓄和貸款。

   iii) Stock(股票) : 使用這種類型的帳戶來追踪您的個人股票和債券的,股票帳戶的登記冊提供了額外的欄位可以輸入的股票數量和價格。

   iv) Mutual Fund (共同基金) : 這是類似於股票帳戶,但它是用來追踪共同資金。

   v) Accounts Receivable (A/Receivable) 應收賬款: 這是作為商業用途的帳戶。

   vi) Asset : 一般作為個人理財資產之記錄,使用這種類型的帳戶以追踪足以影響你的資產淨值的大件項目採購,如房子,汽車,珠寶和其他昂貴的物品。


B. Liability(債務)

這是讓你知道在某一特定的時間點你有多少債務。

    i)Credit Card(信用卡) : 可以使用此類帳戶來跟踪您的信用卡簽帳單和核對您的信用卡報表。

   ii)Accounts Payable (A/Payable) 應付帳款: 這也是作為商業用途的帳戶。

   iii)Liability :使用這種類型的帳戶來記錄一般較大的長期貸款,如房貨或汽車貸款,可以幫助您追踪多少你尚欠多少錢以及你已經償還的金額。

 

C. Equity(淨資產), 使用此一帳戶來記錄在Gnucash新增一個帳戶(如銀行)的初始餘額。

 

D.Income (收入): 記錄你的收入, 通常會記錄存到哪一個 Asset account. 如銀行帳戶. 下圖為預設的Income 帳戶

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E. Expenses(支出):指花費在購買商品或別人提供的服務。通常會記錄從哪個Asset 帳戶扣除(如錢包)下圖為預設的Income 帳戶

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寫了二篇的Guncash概念介紹, 接下來真得可以開始介紹如何使用Gnucash. ^_^

GnuCash使用介紹-(3) GnuCash安裝教學

Gnucash可以到它的官網(http://www.gnucash.org/)下載


但因為記帳這習慣最好每天作,所以我個人是用安裝在USB 隨身碟的版本, 如此才能帶著它到處跑(本系列介紹也將使用此一版本).有興趣的朋友可以到以下url下載.
http://portableapps.com/apps/office/gnucash_portable


下載安裝檔檔名為 "GnuCash_Portable_2.2.8.paf.exe",可存於硬碟或usb disk. 點二下開始安裝
第1步.按[Next]


第2步. 因為要使用中文所以Additional Languages 請打勾, 按[Next]


第3步.按[Browse...]更改安裝目錄到usb隨身碟,例如"F:\GnuCashPortable",按[Install]

等它安裝完,有點大所會要跑一陣子,可以去喝個水再回來.

第4步.當你看到這個畫面, 按[Finish] 就安裝完成.


若你看"F:\GnuCashPortable"的目錄內容應該就像下圖


可以點二下"GnuCashPortable.exe", 開啓GnuCash.你會看到每日一訣跟第一次執行時Welcome視窗.我們可以按 [確定] 來新增一個帳號(其實就是一個會計帳戶檔)


本篇的安裝教學到此結束.下一回將正式使用Guncash來建立常用的帳戶

 

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